Erhverv
Databeskyttelsespolitik
Databeskyttelsespolitik for kunder af Convene.
Erhverv
Databeskyttelsespolitik
Databeskyttelsespolitik for kunder af Convene.
Sidst opdateret 06.04.2022
Convene er en af Nordens ledende leverandører af selvbetjeningsløsninger for betaling og administration. I Convene har vi respekt for privatlivet, og det er derfor vigtig for os at du ved hvilke oplysninger vi indhenter og hvordan vi beskytter disse data.
Personlige oplysninger indeholder alle oplysninger, data og vurderinger, der kan være forbundet med vore kunder, herunder dig som person. Det kan f.eks. være kundens og/eller virksomhedsejerens navn, adresse, telefonnummer, e-mail-adresse og CVR-nummer eller en kombination af disse, som kan identificere en person.
Al behandling af personfølsomme oplysninger er reguleret pt. af persondataloven og EU’s databeskyttelsesforordning (GDPR); behandling omfatter indsamling, registrering, samling, opbevaring og udlevering af persondata eller en kombination af disse.
Convene er dataansvarlig for behandling af dine persondata. Convene overholder de gældende regler om persondata, herunder kravene fra Datatilsynet.
Hvilke persondata behandler Convene?
For at kunne levere gode produkter og tjenester, er vi afhængige af at kunne indsamle forskellige typer information om vore kunder, herunder også oplysninger til entydigt at kunne identificere vore kunder. Vi bruger oplysningerne som et led i den administration vi varetager for dig som kunde i henhold til de administrationsaftaler der er indgået.
Oplysningerne bliver indhentet fra forskellige kilder, eksempelvis når du som kunde har underskrevet en aftale med os, kontakter os eller giver samtykke til at vi må henvende os til dig som kunde på email samt når du bruger vores netportal. For at vi kan sikre en korrekt sagsbehandling er det nødvendigt med følgende information:
- Navn på virksomhed og evt. ejer
- Adresse på virksomhed
- CVR-nummer
- Kontaktoplysninger, som telefonnummer og/eller email
Vi har nedenfor skitseret hvor og hvornår vi indhenter sådanne oplysninger.
Aftale
Når du indgår en aftale med Convene, skal begge parter i aftalen kunne identificeres entydigt. Convene og kunden modtager begge oplysninger om den anden parts navn, adresse, CVR-nummer og kontaktdetaljer.
Kundeundersøgelse
Når du har været i kontakt med vores supportafdeling, sender vi efterfølgende en kort undersøgelse ud til dig, hvor vi gerne vil have din oplevelse af vores kundeservice. Formålet med dette er vi hele tiden ønsker at forbedre os med bedre service og produkter til fordel for dig som kunde. Ønsker du ikke at dele din oplevelse med os, lader du blot være med at besvare den.
Hjemmesider
Når du anvender vores hjemmesider indsamler vi information om eks. hvilken enhed du bruger, IP-adresse og hvor du befinder dig. Disse informationer kan ikke identificere dig som bruger, da dataene udelukkende bruges på et aggregeret niveau. Se vores retningslinjer vedrørende indhentning af informationer, hvis du ønsker at vide mere.
Når du ønsker at modtage vores nyhedsbreve, har du samtidig givet samtykke til, at vi må holde dig opdateret omkring vores produkter og tjenester samt dele nyheder og invitere dig til relevante arrangementer. For at forbedre vores indhold af disse, indhenter vi information om hvordan du responderer på mailen, eks om den bliver åbnet og hvilke links som bliver klikket på. Du kan når som helst afmelde dig dette ved at klikke på “afmeld” i de email du modtager.
Oplysninger om kunders kunder (debitorer)
I forbindelse med Convenes administration af betalinger til kunder anvender Convene sit datterselskab Convene Collection for fordringshåndtering før inkasso og deres samarbejdspartner Alektum for krav som går til inkasso. Convene Collection og Alektum er inkassoselskaber, der er underlagt reglerne om inkassovirksomhed, og herudover også følger databeskyttelsesreglerne. Nærmere oplysning om selskabernes behandling af persondata (debitorer) kan for Convene Collection ses her og Alektum sin her.
Som underleverandør til Convene behandler Convene Collection og Alektum debitorers persondata i forbindelse med fakturering og inddrivelse af fordringer. Disse underleverandører har i den forbindelse adgang til betalingshistorik og betalingsaftaler samt telefonkorrespondance og email korrespondance m.m. – men aldrig til patientjournaler. Hvis der bliver behandlet følsomme persondata, vil det kun forekomme hvis der findes et klart specificeret formål til at anvende disse data; dette vil være reguleret af persondataloven, databehandleraftale og nærmere oplysninger herom fremgår af selskabernes databeskyttelsespolitik.
Hvordan behandler Convene dine persondata?
Convene anvender først og fremmest persondata i forbindelse med administration af kunder og kunders kunder for at kunne leve op til de aftaler der er indgået mellem os.
Når du indgår en aftale med Convene vil vi indhente oplysninger om kunden/klinikken, herunder kontakt- og faktureringsinformation som led i vores samarbejde.
Convene har en legitim interesse i løbende at kunne drive og udvikle vores virksomhed; vi ønsker hele tiden at forbedre og tilpasse vores tjenester, og det er derfor af stor betydning, at vi kan kontakte dig ligesom oplysningerne fra dig vil blive anvendt til interne rapporter samt kundeundersøgelser.
Det juridiske behandlingsgrundlag for kunders persondata er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b) og f).
Hvem kan få tilgang til dine persondata?
For at kunne opfylde aftalen med dig om administration af betalinger fra dine kunder vil Convenes medarbejdere have adgang til kunders persondata, herunder medarbejderes kontaktoplysninger og evt. virksomhedsejerens data, når det er nødvendigt. I sådanne tilfælde gives adgang kun efter behov og til de beskrevne formål, og alle ansatte i Convene er bundet af fortrolighed
Convene vil ikke dele, sælge, overføre eller på anden måde videregive persondata til tredjeparter udenfor EU/EØS. Undtagelsen er, hvis Convene er retslig forpligtet til at videregive personoplysninger.
Convenes samarbejdspartnere
Convene samarbejder fast med sit datterselskab Convene Collection og deres samarbejdspartner Alektum. Convene Collection er ledende indenfor håndtering og opfølgning af fakturaer og udestående fordringer i sundhedssektoren i Norden. Convene Collection er ansvarlig for persondata, der behandles i denne sammenhæng, se nærmere ovenfor under “Oplysninger om kunders kunder (debitorer)”.
Opbevaring og sletning af oplysninger
Convene beskytter dine personlige oplysninger i overensstemmelse med EU-forordningen om beskyttelse af personlige oplysninger og dansk lov. Det betyder, at personoplysninger, der behandles af Convene er sikret på basis af bestemmelserne om fortrolighed, integritet og tilgængelighed.
Convene gemmer dine personlige data, så længe det er nødvendigt og tilladt ved lov, og så længe vi har et retsgrundlag til at gemme disse oplysninger. Ved fastlæggelsen af, hvornår dine personoplysninger slettes, lægges vægt på inkassoloven, bogføringsloven, forældelsesloven samt evt. vejledninger fra brancherelevante organisationer og Datatilsynet.
Samtaler gemmes i 3 måneder, før de slettes. Typisk opbevares dine øvrige personoplysninger i op til fem år efter sidste kontakt. Oplysninger, som ikke længere findes nødvendigt for ovennævnte formål, slettes. Enkelte former for data anvender vi til statistiske formål, men i så fald er disse blevet anonymiseret.
Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Retten til at trække samtykke tilbage
Du har til enhver tid ret til at trække dit elektronisk samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår nedenfor.
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på datatilsynet.dk.
Hvordan kan jeg ændre eller klage over brugen af mine personlige oplysninger?
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, som er opremset ovenfor, skal du kontakte os. Du har indsigelsesret, hvis du mener, at vi ikke har ret til at behandle dine personlige oplysninger. I sådanne tilfælde kan vi kun fortsætte behandlingen, hvis vi kan retfærdiggøre grunde, der vejer tungere end dine interesser, rettigheder og friheder. Vi kan altid behandle dine personlige oplysninger, hvis dette er nødvendigt for at fastlægge eller forsvare lovkrav eller gøre disse gældende.
Hvis du er utilfreds med svaret eller mener, at vi behandler dine personlige oplysninger ukorrekt, kan du appellere til Datatilsynet. Du finder oplysninger om Datatilsynet og deres klageprocedure her.
Kontaktoplysninger
Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine oplysninger, bedes du kontakte os på privacy@convenegroup.com.
For andre spørgsmål bedes du kontakte os via vores kontaktskema eller telefon 7879 5271. Vores øvrige kontaktoplysninger er Convene ApS, Postboks 4005, Banegårdspladsen 1 A, 8000 Aarhus C.